Każdy, kto kiedykolwiek podjął się organizacji imprezy w plenerze, zgodzi się, że nie jest to prosta sprawa. O jej sukcesie decyduje nie tylko główna atrakcja, ale też cała otoczka wydarzenia. Ludzie przychodzą na takie imprezy, aby się dobrze bawić i odpocząć od trudów dnia codziennego. Poniżej znajdziesz najważniejsze punkty decydujące o udanym zorganizowaniu imprezy plenerowej.
Gwóźdź programu, czyli o atrakcjach słów kilka
Przy planowaniu głównych punktów programu trzeba pamiętać, aby wszystko robić z odpowiednim wyprzedzeniem. Najlepszym przykładem będzie tutaj mający uświetnić festyn koncert znanego zespołu — wszelkie związane z tym formalności trzeba załatwić dużo wcześniej, nawet z rocznym wyprzedzeniem w przypadku popularnych wykonawców. Właściwie nie ma szans zrobić tego na ostatnią chwilę. Oczywiście nie trzeba też od razu mierzyć wysoko i warto zacząć lokalnie, zapraszając do udziału miejscowe zespoły, zwłaszcza jeśli jest to nasza pierwsza impreza.
Mając już ustaloną atrakcję główną, musimy pamiętać, aby nie była ona jedyną. Trzeba zadbać o zorganizowanie czegoś dla najmłodszych (jak np. zabawę na trampolinach czy zamkach dmuchanych) oraz dodatkowych atrakcji dla dorosłych. Nawet prosta loteria fantowa może z powodzeniem urozmaicić program. Wszystkie punkty programu powinny oczywiście pasować do charakteru imprezy oraz naszej grupy docelowej.
Zadbaj o energię
Sprzęt jak oświetlenie sceny czy nagłośnienie wymaga oczywiście zasilania. Warto więc skorzystać z usług firmy wypożyczającej agregaty prądotwórcze np. Dinamo. Opcja ta jest o tyle wygodna, że agregaty mogą być dostarczony bezpośrednio na miejsce imprezy. Poza tym takie rozwiązanie zapewni nam niezależność energetyczną i skróci listę formalności (wykluczymy potrzebę ubiegania się o pozwolenie podłączenia się do lokalnej sieci energetycznej).
Zaplecze gastronomiczne
Jest to bez wątpienia jedna z kluczowych spraw, bez której zasadniczo nie ma co liczyć na sukces przedsięwzięcia. Przykładowo na żadnym festynie nie może zabraknąć klasyków jak żurek, grochówka czy bigos. Także dania z grilla na pewno będą cieszyć się sporą popularnością. Najlepiej zdać się w tej materii na firmę specjalizującą się w obsłudze imprez plenerowych, która dysponuje własnymi namiotami, stołami i ławami, dzięki czemu odciążymy się przynajmniej z organizacji strefy gastronomicznej. Dodatkową zaletą takiej firmy będzie też zezwolenie na sprzedaż alkoholu — nalewki lub piwo zawsze znajdą swoich amatorów na takich imprezach.
Nawiąż współpracę z agencją eventową
Czujesz, że nie jesteś w stanie samodzielnie poradzić sobie z organizacją imprezy? Masz poczucie, że zabraknie Ci czasu na wszystkie elementy? Z pomocą przyjdzie agencja eventowa International Event. Pozwoli to nie tylko zaoszczędzić masę czasu i nerwów, ale także zapewni profesjonalne zaplanowanie i nadzór nad przebiegiem imprezy. Oczywiście działanie takiej agencji nie kończy się jedynie na planowaniu i nadzorze — takie przedsiębiorstwo pomoże także w strefie marketingowej. Wystarczy tylko doprecyzować, o jaki rodzaj imprezy nam chodzi, określić punkty, które mają się znaleźć w planie oraz przedstawić, co chcemy dzięki temu wydarzeniu osiągnąć, a agencja zajmie się resztą. Nie ma jednak co wybierać w ciemno — decydując się na skorzystanie z usług takiej firmy, warto prześledzić jej działalność (im dłużej funkcjonuje na rynku, tym lepiej to o niej świadczy) oraz poszukać w internecie opinii o niej wystawionych przez jej poprzednich klientów.
Przygotuj się na każdą pogodę
Jak wiadomo, pogoda w naszym kraju bywa kapryśna i nawet latem mogą nam się trafić deszczowe dni. Prognozy pogody nie zawsze się sprawdzają (zwłaszcza te długoterminowe), przez co warto wyposażyć się w specjalne namioty, dzięki którym niestraszne nam będą opady atmosferyczne. Będąc tak przygotowanym, impreza powiedzie się niezależnie od pogody.
Podsumowanie
Jak już we wstępie wspomniano, zorganizowanie imprezy w plenerze to spory wysiłek. Dlatego warto skorzystać z pomocy firm zajmujących się tym procederem. Zdecydowanie się na współpracę z agencją eventową znacznie przyspieszy i uprości cały proces, dając nam przy tym pewność profesjonalnego przygotowania wydarzenia.
